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Con un agente de atención al cliente por WhatsApp es posible usar la IA para responder a los clientes inmediatamente y sin consumir tiempo, recursos y esfuerzo
¿Cuánto tiempo inviertes en responder a tus clientes a través de llamadas, emails o WhatsApps? ¿Con celeridad envías tus respuestas en el caso de emails o WhatsApps? ¿La mayoría de las preguntas que te hacen son siempre las mismas?
¿Y si pudieras emplear un agente de atención al cliente por WhatsApp capaz de responder de manera automatizada y de estar operativo las 24 horas del día y los 7 días de la semana?
Actualmente, ya existen agentes de WhatsApp que emplean IA para solventar las dudas y cuestiones de los clientes sin que un profesional tenga que dedicar su tiempo, esfuerzo y talento a ello.
A continuación, te vamos a explicar qué puedes hacer con un asistente de atención al cliente por WhatsApp y cuáles son los beneficios de implementar esta herramienta en tu negocio.
Captar a nuevos clientes
En los últimos años se ha acelerado la apuesta de toda clase de negocios por incentivar sus canales digitales para generar leads y atraer clientes.
Técnicas como el SEM o el SEO, la elaboración de contenido web que conjuga vocación de servicio e intención comercial y la creación de videos, imágenes o ilustraciones en redes sociales como TikTok o Instagram se han convertido en herramientas cotidianas dentro de las estrategias de marketing digital de las empresas y los profesionales.
Hoy en día, casi todas las empresas buscan atraer a clientes en la esfera digital, ya sean grandes compañías multinacionales o pequeños negocios de pueblos.
Pero… ¿cómo gestionan las empresas los leads que consiguen a través de sus perfiles en redes sociales o sus webs?
Con un agente de atención al cliente por WhatsApp es posible:
- Redirigir a los clientes potenciales a WhatsApp, incluyendo un botón en la web corporativa y las redes.
- Solventar las dudas de los consumidores sobre los servicios y productos de un negocio.
- Preguntar a los clientes las cuestiones clave que un negocio necesita conocer para cualificar los leads, elaborar presupuestos y gestionar las oportunidades para convertirlas en venta.
- Tramitar pedidos de clientes si se conecta el agente de atención al cliente por WhatsApp con el programa de gestión o de control de stock del negocio.
- Redirigir a los clientes a los productos de un ecommerce que se ajustan a los deseos y necesidades de los clientes.
- Ofrecerles a los clientes que agenden citas para el día y la hora que deseen, en función de los huecos libres de la agenda de la empresa y sus profesionales.
Es decir, un agente de atención al cliente por WhatsApp puede ser crucial a la hora de captar leads y facilitar su conversión en ventas o citas.
Informar a los clientes sobre el estado de sus pedidos o sobre los servicios contratados
Más allá de la actividad netamente comercial, un agente de atención al cliente por WhatsApp es una herramienta que permite a los negocios ahorrarse numerosas llamadas, emails, mensajes, WhatsApps y visitas presenciales de sus clientes.
¿Por qué? Si un agente de atención al cliente por WhatsApp está conectado con el software de gestión de la empresa es capaz de responder las preguntas de los clientes sobre el estado de los servicios que han contratado o de sus historiales, expedientes o proyectos.
Por ejemplo, pensemos que en una persona que contrató a un bufete de abogados en un caso de despido. El agente de atención al cliente por WhatsApp puede acceder a su expediente e informarle de su estado: por ejemplo, que su reclamación judicial ya ha sido presentada, o que ya hay fecha para el inicio del juicio.
Lo mismo sucede con una persona que contrata a un estudio de arquitectura para construir una casa. El agente de atención al cliente por WhatsApp puede informarle sobre el estado del proyecto.
Pensemos ahora en una empresa que arregla y comercializa maquinaria. O en una asesoría que tramita subvenciones o presenta declaraciones tributarias.
Podríamos seguir listando ejemplos. Lo cierto es que miles y miles de negocios tienen que responder a sus clientes preguntas que podría contestar un agente de atención al cliente por WhatsApp. De tal manera que ningún profesional tenga que invertir su valioso tiempo en atender y solventar estas cuestiones y pueda dedicarlo a lo que importa: atraer y fidelizar clientes y prestar sus servicios.
Limitar la respuesta a cuestiones legales o sanitarias
¿Un agente de atención al cliente por WhatsApp puede responder a cuestiones de ámbitos tan sensibles como la salud o el legal? Si se le dota de toda la información relevante sí. Pero lo cierto es que la mayoría de clínicas o despachos prefieren que la IA no entre a responder estas cuestiones.
Pues bien, en estos casos resulta posible programar el agente de atención al cliente por WhatsApp para que no dé respuestas sobre diagnósticos, tratamientos, requisitos legales o cuestiones judiciales.
De tal forma que para solventar esa clase de preguntas, se trasladen las cuestiones a profesionales que las contesten de forma personal o se redirija a los clientes al teléfono de la organización.
Responder manualmente siempre que se desee
Precisamente, una de las ventajas de usar un agente de atención al cliente por WhatsApp es que se puede conectar y desconectar cuando se desee. Por ejemplo, es posible tenerlo en funcionamiento todo el tiempo mientras un negocio está cerrado, pero también se puede desconectar para responder de forma manual a través de WhatsApp a un cliente.
Como sucede con todas las herramientas que emplean IA, el agente de atención al cliente por WhatsApp funciona mejor cuanto más se usa, ya que adquiere un profundo conocimiento sobre un negocio y sus clientes y potenciales. Pero también es cierto que en casos como los que abordamos en el apartado anterior, una empresa o un autónomo prefiere contestar manualmente a sus clientes o intervenir si plantean cuestiones demasiado complejas o nunca abordadas por la solución.
Automatizar la atención al cliente no implica erradicar el elemento humano de la ecuación. Al contrario, al fin y al cabo el agente de atención al cliente por WhatsApp funciona gracias a:
- La base de conocimiento que el negocio aporta sobre sí mismo y los servicios que presta.
- Las reglas fijadas por la organización.
- El contenido de las webs corporativas y los ecommerce.
- La conexión con software empresarial clave como un programa de gestión, la agenda o la solución de control de stock.
Recopilar datos sobre incidencias o averías
Empresas de mantenimiento, instaladores, fontaneros, electricistas, empresas de obras y rehabilitaciones… En todos estos negocios y profesionales se suceden las llamadas y los WhatsApps relacionados con averías que necesitan ser solucionadas.
De hecho, muchos profesionales y negocios no tienen tiempo para gestionar estas comunicaciones o tienen que invertir horas en hacerlo que podrían estar empleando en prestar sus servicios.
Un agente de atención al cliente por WhatsApp es capaz de recolectar toda la información sobre lo que le sucede al cliente y lo que necesita y ayudar a priorizar las averías e incidencias en función de criterios como la urgencia o el beneficio que puede reportarle a un negocio.
Además, como ya apuntamos antes, puede agendar citas para que un profesional acuda al domicilio del cliente para solventar una avería, ofreciéndoles a los clientes los huecos disponibles que mejor se ajusten a sus demandas. Asimismo, la solución crea las citas en la agenda para evitar duplicidades.
Enviar recordatorios automáticos de citas y revisiones
Otra funcionalidad de un agente de atención al cliente por WhatsApp es el envío de recordatorios automáticos de:
- Citas ya concertadas por los clientes.
- Revisiones periódicas que se deben llevar a cabo en el corto plazo y que requieren fijar citas.
Así, un negocio se asegura de que los clientes:
- No se olviden de asistir a sus citas, con el perjuicio económico y organizativo que ello conlleva.
- Pueden cancelar sus citas pidiéndoselo al agente de WhatsApp, que libera inmediatamente el hueco y le ofrece a los clientes la posibilidad de reprogramar sus citas.
- Pueden pedir citas para revisiones de manera ágil y sencilla, fidelizándolos y evitando que se vayan con la competencia.
Beneficios de usar un agente de atención al cliente por WhatsApp
A lo largo de este artículo hemos ido apuntando y sugerido algunos de los beneficios de emplear un agente de atención al cliente por WhatsApp.
Ahora, a modo de conclusión, vamos a listar algunas de las ventajas más relevantes que ofrece esta clase de solución que emplea IA para entender, responder y avisar a los clientes de manera automática:
- Ofrecer una atención al cliente continua, resolviendo sus dudas en tiempo real y manteniendo a los clientes al tanto de los servicios que han contratado.
- Ahorrar tiempo en la gestión de los clientes, sin necesidad de que los profesionales tengan que invertir su valioso tiempo solventando cuestiones que se pueden contestar automáticamente.
- Reducir los costes derivados de prestar una atención al cliente de calidad. El precio de una agente de atención al cliente por WhatsApp es muy reducido. En cambio, el ahorro en costes salariales de liberar a los profesionales de esta tarea es muy importante.
- Impulsar la captación de leads y la generación de ventas por los canales digitales, pudiendo atraer a clientes en cualquier momento del día y la semana.
- Incrementar el nivel de ocupación de la agenda con citas y revisiones y, por lo tanto, los ingresos.
- Fidelizar a los clientes ofreciéndoles una atención personalizada y manteniéndolos al tanto de todo lo que les afecta.