Gestión de reservas por WhatsApp

La gestión de reservas por WhatsApp se puede automatizar usando un asistente de IA personalizado para cada negocio

¿Cuántas llamadas recibes al día de clientes que quieren agendar una cita, programar una revisión o fijar en el calendario una fecha para que les prestes tus servicios? ¿Estas llamadas provocan que tengas que dejar de hacer tareas importantes? ¿Te consumen mucho tiempo y esfuerzo?

Hoy en día, se puede realizar la gestión de reservas por WhatsApp e, incluso, es posible automatizar este proceso. ¿Cómo? Sacándole partido a una herramienta de IA diseñada específicamente para realizar la gestión de reservas por WhatsApp.

Múltiples estudios apuntan a que el uso de Inteligencia Artificial va a optimizar al máximo múltiples procesos diarios de las pymes españolas. Por ejemplo, un estudio que acaba de hacerse público apunta a que esta tecnología va a permitir reducir en un 60% el tiempo invertido en algunos procesos, consiguiendo, a la vez, que las pymes de puedan ahorrar un 35% de los costes que actualmente soportan.

Uno de esos procesos es la gestión de reservas por WhatsApp. ¿A qué nos referimos con reservas? Una mesa para cenar en un restaurante, una habitación de hotel, una cita en una clínica dental, una reunión con un abogado para recibir asesoramiento legal sobre un caso, una cita con una empresa de mantenimiento para que revise una caldera…

¿Para qué negocios es clave la gestión de reservas por WhatsApp?

Prácticamente la totalidad de empresas que prestan servicios en nuestro país trabajan con una agenda y ofrecen a sus clientes la posibilidad de hacer reservas.

Los ejemplos que venimos de apuntar evidencian esta realidad. Así, la gestión de reservas por WhatsApp puede ayudar a empresas de múltiples sectores económicos a ahorrarse llamadas, reducir el tiempo que invierten en la concertación de citas y reservas y ofrecer a sus clientes una atención inmediata y personalizada.

¿En qué sectores la gestión de reservas por WhatsApp puede marcar la diferencia?

1. Sanitario. Clínicas médicas, veterinarias, de fisioterapia o dentales; gabinetes de psicología; podólogos… En estos negocios la agenda es un activo crítico, tanto a nivel organizativo como comercial. La gestión de reservas por WhatsApp permite a las clínicas facilitar la reserva de citas a través de una aplicación que la práctica totalidad de la población tiene instalada en su móvil. En cuestión de segundos, una persona puede reservar una cita para el día y la hora libres que mejor se ajuste a sus necesidades.
2. Peluquerías y centros de estética. Muchos profesionales que trabajan en peluquerías o centros de estética tienen que interrumpir la prestación de sus servicios para atender llamadas telefónicas y pelearse con su agenda. Si se automatiza la gestión de reservas por WhatsApp, no padecerán interrupciones, pudiendo atender a más clientes a lo largo de la jornada laboral y mejorando la experiencia de los mismos.
3. Hostelería y alojamientos. Para los restaurantes y los hoteles la gestión de reservas por WhatsApp puede marcar la diferencia. ¿Por qué? Muchos restaurantes tienen que gestionar sus reservas a través de llamadas telefónicas, mensajes en redes sociales y reservas presenciales. Emplear una herramienta de WhatsApp les puede permitir unificar todos los canales en uno solo y digitalizar la gestión de su agenda. En el caso de los hoteles, además, muchas reservas se realizan a través de email. El WhatsApp es una vía más rápida y directa y la gestión de reservas por WhatsApp se puede automatizar, como veremos en profundidad en el siguiente apartado.
4. Legal, consultoría y asesoramiento. Abogados, gestores, asesores, consultores… Todos ellos trabajan con una agenda. La gestión de reservas por WhatsApp les permite agendar citas con clientes y potenciales sin tener que gestionarlas a través de llamadas telefónicas que consumen una ingente cantidad de tiempo y esfuerzo.
5. Servicios, mantenimiento e instalaciones. Empresas de fontanería, negocios que realizan obras y llevan a cabo trabajos de rehabilitación, empresas de limpieza, compañías que realizan instalaciones (eléctricas, paneles solares, aerotermia…), negocios especializados en trabajos de jardinería… En muchos casos, los profesionales que prestan los servicios tienen que lidiar también con las citas de los clientes, lo que supone un engorro y un consumo de tiempo y esfuerzo improductivo. Automatizar la gestión de reservas por WhatsApp puede ayudarles a liberarse de esta carga de trabajo y a sistematizar su agenda.
6. Servicios profesionales: arquitectos, ingenieros… Los estudios de arquitectura o ingeniería también trabajan con citas para reunirse con clientes o potenciales. Por lo que la gestión de reservas por WhatsApp puede ser de enorme ayuda, sobre todo, si se automatiza el proceso.

¿Cómo se puede automatizar la gestión de reservas por WhatsApp?

Como ya apuntamos antes, la IA permite automatizar la gestión de reservas por WhatsApp. ¿Cómo? Mediante un agente de WhatsApp que puede:

1. Conectarse a la agenda de un negocio o sus profesionales.
2. Ser educado incorporando una base de conocimiento sólida sobre el negocio. Gracias a ello, puede alcanzar un nivel de personalización elevado y que, además, se incrementa con el paso del tiempo.
3. Responder de forma cercana y profesional a los clientes, solventando sus dudas sobre la reserva de citas y los servicios que presta una empresa.
4. Aprender de forma continua a través de las interacciones con los clientes, optimizando su funcionamiento.

De esta forma, un negocio puede automatizar la gestión de reservas por WhatsApp gracias a que el agente es capaz de:

1. Leer los mensajes y entender los audios enviados por los clientes.
2. Determinar qué servicios necesita un cliente, analizando sus mensajes y haciéndole preguntas. Una cuestión esencial para reservar citas con los profesionales o el área adecuados.
3. Ofrecerle realizar una reserva y preguntarle en qué fecha le gustaría agendar una cita.
4. Consultar en tiempo real la agenda para ofrecerle al cliente los huecos libres que se aproximen más a sus deseos.
5. Fijar en la agenda la reserva en el hueco libre elegido por el cliente.
6. Confirmarle al cliente que su cita ha sido reservada.
7. Enviarle a cada cliente un recordatorio de reserva para que no se olvide de ella.

¿Se puede combinar la reserva automática con la manual?

Que se emplee un agente de WhatsApp para automatizar la gestión de reservas por WhatsApp no conlleva que un negocio no pueda también gestionar las reservas de manera manual.

Además de que es posible seguir agendando reservas a través de otros canales (llamadas, emails, plataformas de reservas, presencialmente…), se puede interrumpir el funcionamiento del agente de WhatsApp.

Así, algunas empresas prefieren durante su horario de apertura, que la gestión de las reservas la lleva a cabo un profesional manualmente. Mientras que los días u horas que están cerradas la gestión de reservas por WhatsApp se mantiene en funcionamiento gracias al agente.

¿Es posible incentivar las reservas?

Sí. Los agentes de WhatsApp como TalesIA no solo sirven para automatizar la gestión de reservas por WhatsApp, sino que también son capaces de automatizar el envío de recordatorios a clientes o pacientes.

Esta cuestión es crítica con respecto a las revisiones que deben realizarse las personas o sus animales de compañía por motivos de salud, pero también es de enorme relevancia en ámbitos como las revisiones periódicas de ascensores, calderas, instalaciones eléctricas o extintores de incendios.

Pues bien, clínicas, centros de estética o empresas de instalaciones y mantenimiento pueden programar el envío automático de WhatsApp a los pacientes o clientes que deban agendar una cita por una revisión pendiente.

El agente de WhatsApp se encarga de enviar los mensajes y, después, de gestionar las reservas.

¿Cuáles son los beneficios de automatizar la gestión de reservas por WhatsApp?

A lo largo del artículo hemos ido salpicando algunos de los beneficios de automatizar la gestión de reservas por WhatsApp. Procedamos a señalar los más relevantes:

• Un mayúsculo ahorro de tiempo improductivo en la gestión de reservas y citas. Sobre todo, en ámbitos como la construcción, la fontanería o las instalaciones eléctricas, donde los profesionales no tienen tiempo para gestionar las citas con sus clientes y potenciales.
• Poder destinar el tiempo que se ahorra al automatizar la gestión de reservas por WhatsApp a tareas productivas: prestación de servicios, actividad comercial…
• Permitir a los clientes hacer reservas fuera del horario de apertura del negocio.
• Evitarles a los clientes la necesidad de llamar por teléfono, lo que es relevante, sobre todo, con respecto a las nuevas generaciones que eluden las llamadas y prefieren comunicarse a través de WhatsApp.
• Incentivar las reservas a través de recordatorios de revisiones, pero también enlazando al WhatsApp desde las redes sociales y la web corporativa.
• Ofrecer a los clientes una atención inmediata y personalizada y facilitarles al máximo el proceso de reserva.
• Eludir problemas en la gestión de la agenda, como concertar dos citas en el mismo hueco o fijar reservas que debe gestionar un profesional que no trabaja en la fecha establecida.
• Automatizar el envío de recordatorios de reservas para no encontrarse con huecos libres por sorpresa.

En definitiva, la gestión de reservas por WhatsApp es uno de esos procesos que se pueden automatizar en cientos de miles de empresas españolas. Con un agente de WhatsApp como TalesIA, una empresa puede ahorrar tiempo, reducir costes, aumentar sus reservas y citas y ofrecer una atención a sus clientes continua, inmediata y de calidad.