Recordatorios de citas en ópticas por WhatsApp

Es posible automatizar el envío de recordatorios de citas en ópticas por WhatsApp y facilitar su confirmación, cancelación y reprogramación

Muchas ópticas no cobran por las revisiones de vista llevadas a cabo por ópticos-optometristas, pero constituyen la base sobre la que se asienta su modelo de negocio. Mediante las revisiones, las ópticas:

• Captan a nuevos clientes.
• Fidelizan a los clientes que ya han comprado con anterioridad gafas y/o lentillas.

Por eso, el envío de recordatorios de citas en ópticas es una tarea de vital importancia para evitar huecos libres en la agenda e incrementar la base de clientes y las ventas.

¿Cómo se pueden enviar recordatorios de citas en ópticas de una forma ágil y eficaz? ¿Es posible automatizar esta tarea? Si se cuenta con un agente de WhatsApp para ópticas es posible delegar en esta solución el envío de los recordatorios y, además, incentivar que los clientes confirmen sus citas y permitirles cancelarlas y reprogramarlas.

A continuación, te explicamos como emplear un agente de WhatsApp para automatizar el envío de recordatorios de citas en ópticas e incrementar el nivel de ocupación de sus agendas.

¿Qué es un agente de WhatsApp para ópticas?

Es una solución que emplea Inteligencia Artificial y está diseñada para integrarse con las agendas digitales de las ópticas y las agendas más empleadas en todo el mundo como Google Calendar o Outlook Calendar.

Además, el agente de WhatsApp trabaja apoyándose en una base de conocimiento y unas reglas establecidas por cada óptica. De esta manera puede:

• Conocer con precisión cómo es y cómo funciona una óptica concreta, adaptándose totalmente a ella.
• Actuar exactamente como la óptica quiere, respondiendo solo a lo que la óptica desee. Por ejemplo, se puede establecer que el agente de WhatsApp no resuelva ninguna pregunta de ámbito médico, pero sí que informe sobre los servicios de una óptica, tramite pedidos de lentillas u ofrezca artículos de un ecommerce.
• Perfeccionar su funcionamiento autónomamente, aprendiendo de cada interacción con los clientes.

Gracias a ello, un agente de WhatsApp es capaz de:

• Conocer el estado de la agenda de una óptica.
• Mantener conversaciones con los clientes.
• Agendar citas.
• Enviar recordatorios de citas en ópticas que ya están programadas para evitar que los clientes se olviden.

¿Cómo automatizar el envío de recordatorios de citas en ópticas?

Con un agente de WhatsApp conectado a la agenda de una óptica es una tarea totalmente automatizada.

Basta con indicarle a la solución:

• La antelación con la que se desea que envíe los recordatorios de citas en ópticas.
• El mensaje que debe enviar a los clientes.

Automáticamente, el agente envía recordatorios de citas en ópticas con la antelación exacta fijada gracias a que sabe con total precisión cuándo están programadas las citas.

¿Es posible pedir a los clientes que confirmen sus citas?

Sí. Mediante un agente de WhatsApp para ópticas no solo se pueden enviar recordatorios de citas en ópticas, sino que es posible solicitar que los clientes que los reciben confirmen que van a acudir.

¿Cómo? Incluyendo un botón o un enlace para que en tan solo un clic confirmen sus citas y así quede reflejado en la agenda de la óptica.

Igualmente, también es posible incluir la pregunta en el mensaje del recordatorio. De tal manera que con que el cliente conteste que sí va a acudir a su cita, el agente de WhatsApp procese dicha respuesta y marque la cita como confirmada.

¿Por qué son importantes las confirmaciones de citas? Permiten a las ópticas tener la seguridad de que sus clientes van a asistir y que, por lo tanto, el valioso tiempo de los ópticos-optometristas no se va a desperdiciar.

¿Se pueden gestionar cancelaciones y reprogramaciones de manera automática?

De la misma forma, al enviar recordatorios de citas en ópticas por WhatsApp también es posible facilitar su cancelación. ¿Cómo?

Basta con que el cliente diga que no puede acudir para que el agente proceda a cancelar su cita.

Además, esta herramienta puede preguntar automáticamente al cliente si desea reprogramar su cita para otro día.

En función de los deseos del cliente, el agente es capaz de ofrecerle huecos libres en la agenda que se ajusten a dichos deseos. Si el cliente acepta alguna fecha, el agente genera automáticamente la cita.

Igualmente, si un cliente conoce el WhatsApp de la óptica puede escribir cuando desee para cancelar una cita o para pedir reprogramarla. El agente le contestará al instante para llevar a cabo el proceso.

De esta forma, una óptica se asegura de:

• Prestar una atención al cliente de calidad.
• Saber de antemano que un cliente no va a acudir a una cita para poder ofrecérsela a otra persona.
• No perder al cliente al ofrecerle la posibilidad de reprogramar su cita para otro momento que le venga mejor.

¿Por qué es importante mandar recordatorios de citas en ópticas?

Enviar recordatorios de citas en ópticas de forma automatizada es clave porque les permite:

• Ahorrar mucho tiempo de trabajo administrativo en la gestión de recordatorios.
• Asegurarse de que su agenda presenta un elevado nivel de ocupación.
• Sacarle el máximo partido al talento, el conocimiento y el tiempo de profesionales tan valiosos como los ópticos-optometristas.
• Fidelizar a los clientes.
• Atraer a nuevos clientes a través de las revisiones de vista.
• Ofrecer una atención personalizada, continua e integral a los clientes, desde la revisión de su vista hasta la venta de gafas, lentillas, otros productos de contactología o lentes de sol.
• Incrementar las ventas derivadas de las citas de revisiones de vista.
• Erradicar los huecos libres de última hora.
• Evitar la pérdida de clientes porque no pueden acudir a las citas que tenían programadas.

En definitiva, mediante un agente de WhatsApp para ópticas es posible automatizar el envío de recordatorios a los clientes y además:

• Confirmar citas.
• Facilitar la cancelación de citas.
• Incentivar la reprogramación de citas canceladas.

Todo ello entablando conversaciones con un lenguaje natural y cercano con los clientes para lograr fidelizarlos.