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Con un programa de control horario se pueden registrar y detectar los retrasos de los trabajadores y tomar medidas para evitarlos
Ser puntual y cumplir con la jornada pactada es una obligación laboral. Sin embargo, algunos trabajadores llegan sistemáticamente tarde a trabajar o alargan sus pausas dentro de la jornada laboral más de lo estipulado.
Muchos negocios no cuentan con las herramientas necesarias para registrar, probar y detectar los retrasos de los trabajadores. De tal forma que no pueden tomar medidas para ponerles fin, como la imposición de sanciones o, en casos muy graves, optar por despidos disciplinarios.
A continuación, te vamos a contar cómo puedes usar un programa de registro horario para llevar un control exhaustivo de las jornadas de los trabajadores, visualizar retrasos con facilidad y disponer de pruebas para avalar las medidas que tomes para evitar los retrasos de los trabajadores.
El registro de la jornada en papel no permite documentar los retrasos de los trabajadores
Desde 2019 es obligatorio en España que las empresas registren diariamente las jornadas de sus empleados. Sin embargo, hasta ahora ninguna norma especificaba cómo debía cumplirse esta obligación legal. De tal manera que muchos negocios siguen registrando las jornadas en papel. Es decir, ponen a disposición de los trabajadores plantillas con sus nombres en los que estos indican la hora de entrada y de salida y estampan su firma.
El registro en papel dificulta tener constancia de los retrasos de los trabajadores, puesto que cualquier profesional puede escribir que llegó a la hora fijada en su jornada laboral.
Además, la detección de los retrasos de los trabajadores también se hace cuesta arriba, porque una persona de forma completamente manual debe repasar hoja a hoja para buscar retrasos y contabilizar a cuánto ascienden y cuántos días se retrasó un empleado.
Sin embargo, el uso del papel para facilitar el fichaje de los trabajadores está en desuso porque:
- Su gestión requiere tiempo y esfuerzo.
- Su fiabilidad está en entredicho, sobre todo, en lo que respecta a las horas extras.
- Se corre el riesgo de perder los documentos que acrediten los fichajes y su sistematización y almacenamiento son complejos y costosos.
- Imposibilita el fichaje de trabajadores que no prestan sus servicios en la sede de sus empresas: teletrabajo, movilidad…
- Dificulta la detección de incumplimientos como retrasos de los trabajadores.
Además, el registro en papel tiene sus horas contadas. Aunque aún no sabemos con exactitud cuándo se aprobará el registro horario digital, sí nos consta que el Gobierno ultima el Real Decreto que impondrá esta medida y, por lo tanto, debería llegar al Consejo de Ministros en las próximas semanas.
Por qué es fácil detectar retrasos de los trabajadores con un programa de registro de jornada
Más allá de que el uso de soluciones de control horario vaya a ser obligatorio en el corto plazo, lo cierto es que esta clase de programas pueden ser de enorme ayuda a la hora de detectar y probar retrasos de los trabajadores. ¿Por qué?
- Cada profesional debe fichar personal y directamente al llegar a su puesto de trabajo.
- El programa registra el día, la hora, el minuto y el segundo exacto en el que un trabajador inició su jornada laboral.
- Estos software también permiten registrar las pausas que computan como jornada laboral, como los descansos fijados legal o convencionalmente. De tal forma que también queda constancia cuando un trabajador alarga dichos descansos más de lo estipulado.
- Igualmente, estos programas permiten fichar a los trabajadores con jornadas partidas. Lo que implica que se pueden detectar retrasos de los trabajadores no solo al inicio de sus jornadas, sino también cuando se reincorporan tras su interrupción.
- Ningún profesional puede alterar su hora de entrada sin que su superior o el departamento de Recursos Humanos de su empresa valide el cambio. Por lo que no se pueden modificar los fichajes para eliminar retrasos de los trabajadores.
- El profesional a cargo de controlar el cumplimiento de las jornadas puede visualizar en una única pantalla y de forma clara:
- Las horas de entrada y salida de un trabajador a lo largo de un mes.
- El tiempo de trabajo realizado y la desviación entre la duración pactada de la jornada y la real.
- Los fichajes se conservan automáticamente asociados a cada trabajador y se pueden extraer informes con las horas de entrada y el tiempo de trabajo realizado para probar retrasos de los trabajadores.
¿Los retrasos de los trabajadores pueden conllevar despidos?
Sí. Aunque, como apuntamos antes, para que los retrasos de los trabajadores sean causa de despido deben ser graves, continuados en el tiempo y seguir dándose después de haber tomado otras medidas menos contundentes.
Esto es así porque el Estatuto de los Trabajadores establece que una empresa puede efectuar un despido disciplinario si un trabajador incurre en un «incumplimiento grave y culpable». ¿Vale cualquier incumplimiento? No. Esta ley fija un listado cerrado de incumplimientos contractuales que pueden dar origen a un despido disciplinario. Entre ellos se encuentran «las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad al trabajo».
Por lo tanto, los retrasos de los trabajadores sí pueden conllevar despidos disciplinarios. Pero los tribunales han ido matizando esta cuestión.
Por ejemplo, recientemente, el Tribunal Superior de Justicia del País Vasco declaró improcedente el despido de un trabajador que había acumulado decenas de retrasos y que ya había sido apercibido por su empresa. ¿Por qué?
- Los retrasos eran numerosos, pero eran breves. La mayoría no pasaban de los 5 minutos.
- El trabajador llevaba muchos años en la empresa y nunca había sido sancionado.
- En vez de optar por el despido, la empresa debió haberle impuesto una sanción menos grave de acuerdo al régimen sancionador de su convenio colectivo.
Es decir, que no todos los retrasos de los trabajadores pueden ser castigados con despidos disciplinarios aunque sean reiterados.
¿Cómo se debe actuar ante los retrasos de los trabajadores?
Entonces… ¿cómo debe un negocio encarar los retrasos de los trabajadores?
- Debe detectarlos lo antes posible, lo que resulta fácil cuando se dispone de un programa de registro horario que permite visualizarlos con facilidad.
- Para evitar que el trabajador pueda alegar que llegar tarde o alargar sus descansos son acciones consentidas por la empresa, se debe avisar al trabajador sobre su incumplimiento, mejor por escrito, para que quede constancia.
- Si un profesional sigue acumulando retrasos, se le debe entregar un apercibimiento formal para que deje de incurrir en este incumplimiento.
- Si aún así el trabajador no cambia su actitud, se debe recurrir al régimen sancionador de la empresa, que generalmente es el de su convenio colectivo de aplicación. Es importante graduar la sanción en función de la gravedad del incumplimiento. No es lo mismo llegar tarde 5 minutos durante varios días que hacerlo 15 minutos.
- En caso de que la sanción aplicada no surta efecto, la empresa puede poner en marcha un despido disciplinario.
- En primer lugar, se le debe dar audiencia previa al trabajador para que se defienda y pueda justificar sus retrasos.
- Si tras la audiencia previa se considera que se debe efectuar el despido, es imprescindible entregar al trabajador la carta de despido en la que se reflejen no solo las causas, sino todos los hechos que se le imputan. Es decir, se deben listar todos los días que se produjeron retrasos y su duración, así como las medidas previas adoptadas para ponerles fin.
- Si el trabajador recurre el despido, la empresa debe aportar las pruebas que validen los retrasos y el incumplimiento laboral. Dichas pruebas se pueden extraer con facilidad del programa de registro horario.
En definitiva, los retrasos de los trabajadores son incumplimientos laborales que las empresas pueden detectar, probar y erradicar. ¿Cómo? Empleando una herramienta de control horario que facilite el registro y la visualización de los retrasos y permita usar sus datos como pruebas en procesos sancionadores y de despido.